Monatliche Berichte- unangenehm und obskur

Jawohl, monatliche Berichte werden über jeden Austauschschüler geschrieben. Dazu wird die Gastfamilie durch einen Mitarbeiter der amerikanischen Austauschorganisation befragt, wie der Alltag so verlaufe, ob es Schwierigkeiten gebe. Es kann geprüft werden, ob der Schüler sich vielleicht mehr im Haushalt einbringen oder den Hund öfter ausführen solle. Die Integration des Schülers wird von Organsiationsseite genau abgeklopft und dokumentiert.
Gut so? Ja, der Vermittler kommt seiner Fürsorgepflicht prima nach. Was mir missfällt, ist die Existenz von Berichten über meine Tochter, auf ich jedoch keinen Zugriff habe. Das sind für mich nicht-transparente Methoden. Oder ich bin einfach zu empfindlich, was sein mag.
Wie lange werden solche Berichte in den Akten schlummern, wann werden sie vernichtet werden? 

Übrigens wurde uns Eltern gegenüber diese Berichterstattung erst nach Abflug auf einem der Elternabendn erwähnt.